Digitale Zeiterfassung: Das müssen Sie wissen!
Stundenzettel kennen Sie als Maler wahrscheinlich in der üblichen Papierform, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Es gibt mittlerweile aber immer mehr digitale Zeiterfassungssysteme auf dem Markt. Doch lohnen sich diese digitalen Helfer in der Praxis wirklich? Bringen sie Ihnen nennenswerte Vorteile? Wir stellen Ihnen die elektronische Variante des herkömmlichen Stundenzettels näher vor.
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Sammeln sich in Ihrem Büro auch die handschriftlich ausgefüllten Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter? Dann kennen Sie das Problem, das viele Chefs im Malerhandwerk haben: Häufig sind die Daten unleserlich, unvollständig oder stimmen nicht mit den tatsächlich geleisteten Stunden überein, da Zeiten von den Mitarbeitern nur grob überschlagen werden. Oft genug vergessen Mitarbeiter auch, die Stundenzettel rechtzeitig im Büro abzugeben. Sie fragen sich immer wieder, ob sich der ganze Aufwand lohnt? Müssen Sie diese Zettelwirtschaft überhaupt mitmachen?
Ihre Pflicht als Maler: Arbeitszeiterfassung!
Am 14.05.2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein wegweisendes Urteil: Arbeitgeber aller EU-Mitgliedsstaaten sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden aufzuzeichnen – verlässlich, zugänglich und objektiv. Das Grundsatzurteil soll sicherstellen, dass die vorgesehenen Höchstarbeitszeiten sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Dies dient dem Schutz der Gesundheit und der Sicherheit der Arbeitnehmer.
Diesen Schutz hat das geltende Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Deutschland ebenfalls als Zielsetzung. Allerdings verpflichtet das Gesetz nur zur Aufzeichnung von Überstunden, nicht der Arbeits- oder gar Pausenzeiten, wie es das EuGH verlangt. Hier wird demnächst von Seiten der Bundesregierung aber nachgebessert.
Das Maler- und Lackiergewerbe kennt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dagegen schon länger. Denn das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG) schreiben für Unternehmen des Baugewerbes vor, dass Arbeitszeiten genau festgehalten und dokumentiert werden müssen. Dies betrifft neben Lohnempfängern auch Minijobber, Leih- und Zeitarbeitnehmer.
Ihre Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Sie sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages die erforderlichen Daten zur täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Dazu müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festgehalten werden. Die Daten sind zwei Jahre aufzubewahren und bei einer Kontrolle bzw. Prüfung dem Zoll und kooperierenden Behörden und Institutionen vorzulegen.
Da die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht der Arbeitszeit bei Ihnen als Arbeitgeber liegen, müssen Sie für die Einhaltung aller Fristen sowie die Korrektheit der Angaben selbst Sorge tragen.
Stundenzettel in Papierform: Inhalt und Aufbau
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Arbeitszeiten letztlich aufgezeichnet werden müssen. Die Hauptsache ist, dass täglich der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Gesamtdauer der geleisteten Arbeitszeit pro Arbeitnehmer archiviert werden. Eine Unterschrift des Arbeitnehmers ist nicht notwendig, aber durchaus sinnvoll. Etabliert haben sich Formulare in Papierform, die folgende Felder enthalten:
- Datum
- Name des Arbeitnehmers
- Arbeitsbeginn
- Arbeitsende
- Arbeitsdauer gesamt (Nettozeit ohne Pausen)
In zusätzlichen Feldern können außerdem die zu erledigende Aufgabe, der Einsatzort, Pausenzeiten und die Unterschrift des Arbeitnehmers eingetragen werden.
Digitale Zeiterfassung: Effiziente Alternative
Warum digitale Stundenzettel im Handwerk?
Papierzettel haben entscheidende Nachteile: Viele Arbeitnehmer füllen die Formulare nicht sorgfältig und / oder unvollständig aus. Oft wird beispielsweise die Arbeitszeit nur grob überschlagen und teils erst Tage nach Arbeitsende eingetragen, so dass die Zeiten am Ende wenig plausibel sind. Unleserliche Handschriften bringen häufig Rückfragen mit sich, wenn eine Entzifferung der Werte nicht möglich ist. Oder der Zettel wird auf der Baustelle ausgefüllt, wo dieser leicht schmutzig, nass oder beschädigt werden kann. Zudem können lose Stundenzettel aus Papier leicht außerhalb des Büros verloren gehen. Und Sie als Arbeitgeber müssen Ihren Arbeitnehmern hinterherrennen, damit Sie Ihren Dokumentationspflichten nachkommen können.
Digitale Zeiterfassungssysteme überzeugen dagegen auf voller Linie, da sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Arbeit sparen. Besonders praktisch für Maler sind mobile Lösungen, beispielsweise spezielle Apps für Smartphones. So können Ihre Mitarbeiter die Arbeitsstunden vor Ort schnell und bequem erfassen. Die Gesamtarbeitszeit wird in der Regel automatisch berechnet, auf fehlende Angaben wird sofort hingewiesen. Auf diese Weise wird nichts vergessen. Zum Tagesabschluss werden die mitgeschriebenen Arbeitszeiten dann sicher ans Büro gesendet. Zahlendreher, falsche Mitarbeiterzuordnungen oder ähnliches sind so nahezu ausgeschlossen. Dank der automatisierten Abläufe der digitalen Arbeitszeiterfassung gewinnen Ihre Mitarbeiter im Büro und auf den Baustellen wertvolle Zeit.
Perfekte Kombination: Digitale Stundenzettel + Branchensoftware
Ist Ihre digitale Zeiterfassung an Ihre Branchensoftware angebunden, werden die Arbeitszeitdaten automatisch in Ihr System überführt. Es entfällt eine händische und damit fehleranfällige Eingabe Dadurch reduziert sich auch der zusätzliche Arbeitsaufwand für Sie oder Ihren Sachbearbeiter im Büro.
Die digital erfassten Daten können Sie perfekt nutzen: Sie hinterlegen beispielsweise die reellen Zeiten für die Leistungserbringung im Projekt. So haben Sie die Möglichkeit, die Kosten für den Auftrag ganz genau aufzuschlüsseln. Sie können den Zeitansatz aus der Praxis direkt in Ihrer Leistungskalkulation berücksichtigen, um bei zukünftigen Projekten eine detaillierte und realistische Kostenplanung erstellen zu können. Mit den Arbeitsstunden ermitteln Sie in der Nachkalkulation ganz genau, wie ein Projekt gelaufen ist, ob es wirtschaftlich erfolgreich war und welche Prozesse beim nächsten Mal geändert werde sollten.
Ein weiterer entscheidender Vorteil für Sie als Unternehmer ist, dass die Auswertungen Ihrer Maler-Projekte schnell verfügbar sind. Sie sehen dank der Berichte immer, ob Ihre Projekte nach Plan laufen oder ob Sie kurzfristig eingreifen und umdisponieren müssen.
Vorteile von digitaler Zeiterfassung im Überblick:
- Mehr Effizienz und Komfort für die Arbeitnehmer
- Keine Übertragungsfehler bei der Datenübermittlung ans Büro
- Zeitersparnis für alle Beteiligten
- Langfristige Kostenersparnis
- Schnelle Verfügbarkeit der Daten
- Daten können Projekten zugeordnet werden
- Daten können für die (Nach-)Kalkulation genutzt werden
Digitaler Stundenzettel von WinWorker
Die WinWorker Software bietet mit der Erweiterung „Digitaler Stundenzettel“ für die WinWorker App eine smarte Möglichkeit, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiten zu erfassen – direkt mit Projektbezug. Ein verantwortlicher Mitarbeiter kann für sich und seine Kollegen Zeiten mobil über ein Smartphone eintragen. Auf diese Weise muss nicht jeder Arbeitnehmer ein eigenes Mobilgerät zur Mitschreibung nutzen. Die ermittelten Daten werden dann an die WinWorker Software im Büro übertragen, dort weiterverarbeitet und automatisch archiviert. Die Dokumentationspflichten sind damit quasi nebenher erledigt.
Natürlich können die Daten schnell und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden, falls der Zoll (bzw. eine andere Behörde) eine Einsicht verlangt. Dabei ist die Filterung nach Mitarbeitern, Projekten oder begrenzten Zeiträumen eine echte Erleichterung.
Die erfassten Daten schaffen außerdem die perfekte Basis für eine Auswertung im Rahmen der Nachkalkulation. Diese wiederum sorgt dafür, dass Sie immer wissen, wo Sie mit Ihrem Malerbetrieb wirtschaftlich dastehen.
Fazit
Als Maler kommen Sie um die Arbeitszeiterfassung nicht herum. Gerade wenn Sie mehrere Arbeitnehmer beschäftigen, lohn sich in Ihrem Betrieb der Einsatz von digitalen Stundenzetteln mit großer Wahrscheinlichkeit. Sie kommen so zum einen Ihren gesetzlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nach, zum anderen können Sie die Abläufe im Arbeitsalltag zeit- und somit kosteneffizienter gestalten.
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