Warum Schnittstellen bei einer Bürosoftware so wichtig sind
Sie überlegen sich eine neue Software fürs Büro anzuschaffen? Dann sollten Sie neben den typischen Kriterien, wie beispielsweise Leistungsumfang, Branchenkenntnis, Kundenservice oder Preis-/Leistungsverhältnis, ebenfalls darauf achten, welche Schnittstellen Ihnen zur Verfügung stehen. Denn Schnittstellen ermöglichen Ihnen einen unkomplizierten digitalen Austausch mit anderen Herstellern, Lieferanten, Auftraggebern etc. – was wiederum Ihren Arbeitsalltag enorm erleichtern kann. Das fängt etwa beim Schreiben von Angeboten an, geht über das Bestellwesen sowie den elektronischen Rechnungsaustausch bis hin zum Datentransfer mit dem Steuerbüro!
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Eine Bürosoftware mag noch so gut sein, aber ohne die für den Handwerksbetrieb passenden Schnittstellen entsteht wegen fehlender Austauschmöglichkeiten ein großer Mehraufwand für Sie. Wenn für manche Arbeitsschritte jedes Mal eine eigene Anwendung gestartet werden muss, die im ungünstigsten Fall nicht direkt mit dem Büroprogramm verknüpft ist, kann eine solche „Insellösung“ am Ende sogar zur echten Belastung werden. Denn die Mehrfacherfassung von Daten und manuelle Übertragung kosten beispielsweise viel Zeit und Ausdauer. Doch zum Glück haben viele Softwarehersteller erkannt, wie wichtig Schnittstellen für die Anwender sind. Im Folgenden erhalten Sie eine kleine Auswahl an Schnittstellen, die dabei helfen können, Ihren Arbeitsalltag einfacher und zeitsparender zu gestalten.
Anbindungen für den typischen Büroalltag
In den allermeisten Betrieben sind Produkte von Microsoft gesetzter Standard. Ob Word, Excel oder Outlook, kaum ein Büro kommt ohne diese Programme aus. Umso wichtiger, dass diese mit der genutzten Bürosoftware kompatibel sind. So lassen sich beispielsweise Briefe und Serienbriefe schreiben, die automatisch mit wichtigen Daten aus der Software gefüllt werden, etwa den richtigen Kundenadressen, der korrekten Anrede etc.
Angebote und Rechnungen lassen sich als E-Mail aus der Software heraus direkt per Outlook an Kunden versenden. Anhänge aus Geschäfts-E-Mails speichern Sie dagegen bequem im passenden Projektordner ab.
Außerdem sollte die Exportmöglichkeit von Excel-Listen gegeben sein, um schnell ausgewählte Daten weitergeben zu können, beispielsweise Adressen für eine externe Druckerei im Falle eines Postmailings oder für einen Händler, der Präsente an Ihre Kunden verschicken soll. Aber auch für Ihren Steuerberater können Excel-Listen mit Ihren betrieblichen Kennzahlen sinnvoll sein.
Anbindungen an die Telefonie sind ebenfalls zu empfehlen, um beim Anruf schon die wichtigsten Kundendaten einzusehen oder um aus der digitalen Kundenverwaltung heraus einen Anruf zu starten.
Schnittstellen für Leistungs- und Materialtexte
Stammdatenpflege ist das A und O für jeden Handwerksbetrieb. Das gilt besonders für Leistungs- und Materialtexte, da Sie auf diese beim Schreiben von Angeboten oder Rechnungen regelmäßig zurückgreifen müssen. Daher sollten Ihre Textvorlagen stets klar und verständlich sein, alle relevanten Informationen aufführen und möglichst keine Schreibfehler enthalten. Bei hunderten bis tausenden Texten ist es zeitlich und organisatorisch allerdings kaum möglich, jeden Text selbst zu verfassen. Das ist aber auch gar nicht nötig, denn Software- und Produkthersteller sowie Lieferanten bieten unzählige Texte für alle anfallenden Arbeiten und verwendete Produkte – teilweise gratis, teilweise kostenpflichtig. Eine gute Bürosoftware bietet dazu passende Schnittstellen, damit die Texte nicht nur einfach in Ihre Dokumente eingefügt, sondern auch in den Stammdaten hinterlegt werden können. Viele der vorgefertigten Texte werden zudem mit Kalkulationswerten geliefert, die Sie dann noch individuell an Ihren Betrieb anpassen können. Auf diese Weise verleihen Sie Ihren Texten auch weiterhin eine persönliche Note.
Anbindungen an Großhändler
Großhändler bieten ihren Kunden nicht nur ein umfangreiches Produktsortiment, sondern auch allerhand Daten, die digital abgerufen werden können. Dazu gehören zum Beispiel hilfreiche Produktinformationen, Verarbeitungshinweise oder Datenblätter. Über eine Anbindung an die Bürosoftware können Sie auch Artikelpreise in Ihren Stammdaten immer tagesaktuell halten.
Manche Großhändler kooperieren zudem intensiv mit Softwareherstellern, um darüber hinaus auch den Bestellvorgang von Artikeln zu vereinfachen oder einen elektronischen Rechnungsaustausch via EDIFACT (s. u.) zu ermöglichen.
Den direkten Zugang zu vielen Online-Shops des Großhandels ermöglicht Ihnen IDS – die Integrierte Daten Schnittstelle. Per IDS befüllen Sie Ihre Warenkörbe, übernehmen Daten der ausgewählten Produkte in Ihre Bürosoftware, beispielsweise in ein Angebot, und bestellen am Ende das Material per Knopfdruck. Der beschleunigte Bestellprozess spart Ihnen gerade auf lange Sicht viel Zeit und somit auch Geld.
Schnittstellen zum Rechnungsaustausch
EDIFACT ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format von elektronischen Daten im Geschäftsverkehr. Ihr Handwerksbetrieb kann über eine EDIFACT-Schnittstelle zum Beispiel Rechnungen oder Gutschriften mit einem Großhändler digital austauschen. Rechnungen können dann etwa Projekten sofort zugeordnet werden, um die aufgeführten Artikel und Produkte darauf entsprechend zu verbuchen. So ist eine Mitschreibung der Materialien nebenher erledigt.
Die XRechnung ist der neue Standard, wenn Sie für deutsche Behörden Aufträge übernehmen wollen. Die Behörden müssen mittlerweile Rechnungen in diesem elektronischen Format entgegennehmen können, auf Bundesebene gilt sogar die Pflicht zum rein elektronischen Rechnungsaustausch mit allen Rechnungsempfängern. Papierbasierte Rechnungen oder Rechnungen, die digital ohne CEN-konformen XML-Datensatz übermittelt werden, dürfen von Rechnungsempfänger des Bundes abgelehnt werden. Über entsprechende Online-Portale können zwar manuell XRechnungen erstellt werden, wenn die Bürosoftware aber die Erstellung und Übergabe automatisiert, sind die Vorgänge schnell und mühelos erledigt.
Vorteile von Schnittstellen auf einen Blick:
- Automatisierte Arbeitsabläufe
- Möglichkeiten der Software einfach erweitern
- Qualitative Standards einhalten
- Zeitersparnis auf allen Ebenen
- Papierloses Arbeiten
- Komfortabler Austausch mit dem Steuerbüro, Lieferanten, Großhändlern, Kunden, Architekten u. v. m.!
DATEV-Schnittstelle
Die DATEV eG hat mit DATEV Unternehmen online (DATEV DUO) ein Online-Portal etabliert, über das sich Steuerberater mit ihren Mandanten steuerlich relevante Dokumente, Auswertungen und vieles mehr austauschen können. Da die meisten Steuerbüros mit DATEV-Lösungen arbeiten, ist DATEV DUO eine äußerst wichtige Schnittstelle. Ein großer Vorteil dabei ist, dass keine Pendelordner mehr angelegt und transportiert werden müssen, wenn Sie digital in die Prozesse Ihres Steuerbüros eingebunden sind. Das beschleunigt nicht nur die Abläufe bei Ihnen und Ihrem Steuerberater, sondern spart außerdem Verwaltungsaufwand sowie Druck- und Transportkosten.
Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung
In einer Bürosoftware sammeln sich viele Daten, die Sie für verschiedenste Zwecke weiterverwenden können. So lassen sich die gesammelten Stundendaten zum Beispiel optimal für die Lohnbuchhaltung aufbereiten. Ähnlich sieht es bei der Finanzbuchhaltung aus. Mit passenden Schnittstellen zu Anbietern solcher Lösungen ist die Zusammenstellung aller wichtigen Daten im Nu erledigt – bei gleichzeitig minimalem Aufwand!
Vielseitig angebunden
Sie sehen, durch die Nutzung diverser Schnittstellen können Sie das Potenzial einer Bürosoftware immens steigern bzw. noch besser ausschöpfen! Dank der zusätzlichen Möglichkeiten, die Ihnen durch den Einsatz zur Verfügung stehen, vernetzen Sie sich digital mit Ihren Geschäftspartnern noch effizienter. Dadurch optimieren Sie Ihre betrieblichen Prozesse und gewinnen so viel Zeit, die Sie produktiver einsetzen können. Informieren Sie sich daher bereits vor dem Erwerb einer Software über das vorhandene Schnittstellenangebot!
Weitere Informationen
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