Interaktive Formulare: Digitale Arbeitsabläufe einfach optimieren
Digitale, interaktive Formulare kommen auf Baustellen immer häufiger zum Einsatz. Mitarbeiter füllen dabei elektronische Vorlagen schnell und einfach auf ihren Smartphones bzw. Tablets direkt vor Ort aus. Das vermindert nicht nur den Papierverbrauch, sondern beschleunigt zudem viele Prozesse – sowohl auf der Baustelle als auch im Büro. Das gilt gerade dann, wenn die Protokolle, Prüflisten etc. individuell auf den eigenen Betrieb abgestimmt sind und der Austausch mit der genutzten Branchensoftware einwandfrei funktioniert.
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Sie nutzen als Handwerker auf der Baustelle bestimmt auch die verschiedensten Formulare, zum Beispiel Bautagebücher, Material- und Checklisten, Schadensmeldungen, Begehungs- oder Abnahmeprotokolle und viele weitere. Digitale Formulare gibt es in ebenso vielen Formen. Ihnen allen ist gemein, dass sie dafür sorgen sollen, dass Abläufe geordnet und sicher abgearbeitet werden können, damit nichts vergessen und alles sauber dokumentiert wird.
Die elektronischen Vorlagen, die mit wenigen Fingertipps auf einem Mobilgerät ausgefüllt werden können, sind dabei besonders praktisch und effizient. Allerdings sind digitale Formulare optisch bisher selten echte Highlights.
Darum hat WINWORKER den hauseigenen „Formulardesigner” weiterentwickelt. Nun können Sie Ihre Formulare in der Branchensoftware für Maler, Stuckateure, Verputzer und Trockenbauer ganz nach Ihren Bedürfnissen erstellen und gestalten. Auf diese Weise können Sie das Firmendesign Ihrer Geschäftsbriefe inklusive Logo auch auf Ihre Formulare übertragen.
Digitale Formulare auf der Baustelle
Formulare sind das perfekte Mittel, um auf Ihren Baustellen strukturierte Abläufe zu ermöglichen. Diese stellen beispielsweise sicher, dass jeder Mitarbeiter alle anfallenden Aufgaben Schritt für Schritt erledigt. Die geregelten Prozesse geben gerade neuen Mitarbeitern zusätzliche Sicherheit. Mithilfe der interaktiven Formulare können Sie als Unternehmer Ihren Kunden eine handwerklich konstante Leistung gewährleisten.
Unzählige Vorteile mit interaktiven Formularen
Im Gegensatz zu Papierzetteln haben die digitalen Alternativen viele Vorteile. Unter anderem können die interaktiven Formulare bei Nutzung von baustellentauglichen Smartphones bei nahezu jeder Witterung eingesetzt werden – Staub, Schmutz und Feuchtigkeit stellen kein Problem dar. Weiterhin wird durch die elektronische Eingabe verhindert, dass Informationen später nicht lesbar bzw. nicht entzifferbar sind.
Außerdem geht das Ausfüllen ruckzuck von der Hand, da viele Daten im interaktiven Formular nicht händisch eingegeben werden müssen: Es kann direkt auf hinterlegte Daten wie Adressen, Projekte, Mitarbeiter oder zuvor selbst bestimmte Zustände zugegriffen werden. Ansonsten kommt es auch immer wieder vor, dass einzelne Zettel verschwinden – bei digitalen Formularen ist das ausgeschlossen.
Interaktive Formulare bieten auf den Baustellen noch zahlreiche andere Optionen. Es war zum Beispiel nie einfacher, Fortschritte, Zustände oder Schäden festzuhalten. Im Formular können dafür digitale Fotos oder zusätzliche Texte eingebunden werden, die dann nach der Übermittlung der Daten an die WINWORKER Software abgelegt und archiviert werden. Per Unterschriftsfeld können zudem auf der Baustelle Aufträge erteilt bzw. freigegeben oder der Empfang einer Lieferung bestätigt werden.
Interaktive Formulare erstellen & selbst gestalten
Die Erstellung eigener digitaler Formulare ist in der WINWORKER Software sehr einfach – und die Ergebnisse überzeugen auf ganzer Linie. Im „Formulardesigner“ legen Sie als Anwender fest, welche interaktiven Elemente Sie für Ihre individuellen Vorlagen nutzen wollen.
Dazu gehören beispielsweise Zahlen- Adress-, Text- oder Auswahlfelder, Checkboxen, Drop-down-Menüs mit einer eigenen Optionsauswahl oder die Möglichkeit, ein Bild oder eine Unterschrift einzufügen. Dabei kann auch die Struktur des Formulars festgelegt werden. Danach kann in den neuen PDF-Formular-Gestalter gewechselt werden. Wenn Sie bereits mit Word oder ähnlichen Programmen gearbeitet haben, finden Sie sich in diesem Gestaltungstool sofort zurecht: Sie können eigene Texte, etwa Überschriften, Begleittexte oder Hinweise sowie Tabellen einfügen.
Die zuvor im „Formulardesigner“ ausgewählten interaktiven Elemente können nun nach Belieben in dem Dokument verteilt werden. Falls Sie Tabellen eingefügt haben, ist die Positionierung der Elemente besonders einfach. Die einzelnen Tabellenzellen können Sie nämlich als Platzierungs- und Orientierungshilfe nutzen. Den Rahmen der Tabelle können Sie später ausblenden, wenn die Tabelle nicht sichtbar sein soll. Mit einem Rahmen kann diese stattdessen als Stilelement eingesetzt werden.
Apropos Stilelement: Sie können Ihre interaktiven Formulare durch Ihr Firmenlogo, ein Hintergrundbild oder Ihr Seitenlayout aus der WINWORKER Software optisch an Ihre eigenen Geschäftsdokumente angleichen.
Zum Schluss wandeln Sie das fertige Formular per Knopfdruck in eine interaktive PDF-Datei um, die dann auf den Mobilgeräten zur Verfügung gestellt werden kann.
Digitale Formulare in PDF- oder Listenansicht
Sie und Ihre Mitarbeiter können die interaktiven Formulare in der optisch ansprechenden PDF-Ansicht bearbeiten oder in der klassischen Listenansicht die gewünschten Daten hinterlegen. Die Listenansicht ist speziell auf kleineren Smartphones praktisch, während die PDF-Ansicht im Austausch mit Geschäftspartnern Ihren professionellen Eindruck unterstützt. Zwischen den Ansichten kann bequem mit einem Fingertipp hin und her gewechselt werden, ganz nach dem Wunsch des jeweiligen Anwenders.
Automatische Verarbeitung im „Formulardesigner“
Ein großer Vorteil vom WINWORKER „Formulardesigner“ war schon immer die Möglichkeit, über die Software-Erweiterung „Ereignissteuerung“ Arbeitsprozesse automatisiert ablaufen zu lassen, wenn ein neues Formular an die Software im Büro gesendet worden ist.
Beim Eingang einer Schadensmeldungen wird zum Beispiel der Chef sofort per E-Mail benachrichtigt, Daten zu einem Neukunden werden in der Adressverwaltung gespeichert oder Protokolle in der Projektsammelmappe hinterlegt. Diese automatisierten Abläufe funktionieren natürlich auch mit den interaktiven Formularen auf PDF-Basis.
Fazit: Interaktive Formulare sind ein Gamechanger
Formulare sind auf den Baustellen nicht mehr wegzudenken. Sind diese digital und lassen sich auf dem Smartphone oder Tablet bequem ausfüllen, ist das für Handwerker ein echter Mehrwert – vor allem, wenn die interaktiven Formulare ganz auf den eigenen Betrieb ausgerichtet sind und jederzeit nachträglich mit wenigen Klicks noch angepasst werden können. Falls Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten wollen, sollten Sie auf diese digitalen Werkzeuge nicht verzichten!
Hinweis: Aktuell befinden sich die „Interaktiven Formulare“ in der Beta-Phase. Diese werden aber mit einem der nächsten Updates für alle Nutzer der WINWORKER Erweiterung „Formulardesigner“ kostenfrei verfügbar sein.
Mehr Informationen finden Sie unter:
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