Was ist genau eine E-Rechnung bzw. elektronische Rechnung?

E-Rechnungen müssen einen digitalen Daten­satz enthalten, der strukturiert und maschinen­les­bar ist. Aktuell er­füllen die XRechnung sowie Rechnungen im ZUGFeRD-Format die geforderte EU-Norm. Alle anderen elektronischen Formate ohne XML-Daten­satz gelten nur als „sonstige Rechnungen“ und dürfen spätestens ab 2028 nicht mehr im B2B-Bereich im Um­lauf sein.

Was gilt für dich ab wann?

Die E-Rechnungs­pflicht wird stufen­weise ein­ge­führt:

• Ab 01.01.2025
  Der Vor­rang von Papier­rechnungen entfällt. Jedes Unternehmen kann elektronische Rechnungen versenden – und du musst diese an­nehmen können. Papier­rechnungen sowie EDIFACT-Rechnungen dürfen weiter­hin versendet werden. Elektronische Rechnungen werden jedoch bevor­zugt, um sich auf die kommenden Anforderungen einzustellen. Andere elektronische Formate wie Standard-PDFs dagegen kannst du nur noch mit Zustimmung des Empfängers versenden.
• Ab 01.01.2027
  Sollte dein Vor­jahres­um­satz mehr als 800.000 Euro betragen, musst du im B2B E-Rechnungen versenden. Liegst du mit dem Vor­jahres­um­satz unter­halb dieser Grenze, gilt für dich weiterhin das­selbe wie seit dem 01.01.2025.
• Ab 01.01.2028
  Du bist verpflichtet, Rechnungen, die du an Unter­nehmen richtest, aus­schließlich als E-Rechnung zu versenden.

Weiterhin gilt: Die E-Rechnung musst du natürlich nach den Vorgaben der GoBD archivieren!