Digitales Dokumentenmanagementsystem für Maler: Besser organisiert im Büro
Bei den Schlagworten Dokumentenmanagementsystem (DMS), papierloses Büro oder Dokumentenablage verdrehen einige Maler die Augen. Denn es gibt viele Dinge, die sie an ihrem Beruf lieben – aber die Büroarbeit gehört in der Regel nicht dazu. Dabei lässt sich gerade im Büroalltag viel Zeit durch den Einsatz einer passenden Software einsparen, da sich Dokumente so wesentlich effizienter organisieren sowie ver- bzw. bearbeiten lassen. Die so gewonnenen Stunden können wiederum produktiv ins eigene Handwerk investiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein digitales Dokumentenmanagement Ihr Leben im Büro besser strukturieren und erleichtern kann – selbst in kleineren Betrieben.
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Arbeiten Sie bereits mit einer Bürosoftware? Haben Sie sich dann eventuell auch schon einmal gefragt, warum Sie den Großteil Ihrer Geschäftskorrespondenz am PC erledigen können, Sie aber trotzdem Berge aus Papierdokumenten zusätzlich verwalten müssen? Widerspricht das nicht dem Digitalisierungsgedanken?
Wenn Sie der Papierflut Herr werden wollen, sollten Sie daher über ein digitales Dokumentenmanagementsystem nachdenken. Denn mit einem DMS verwalten Sie mühelos all Ihre Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften, aber auch Baupläne, Informationsmaterial oder Berichte, die Sie elektronisch zugesandt oder in Eigenregie eingescannt haben.
Dokumente digitalisieren, Papierberge minimieren
Setzen Sie das „ersetzende Scannen“ ein, brauchen Sie die eingescannten Dokumente nicht mehr in der Papierform über Jahre aufbewahren – mit wenigen Ausnahmen können die Originale aus Papier im Anschluss vernichtet werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten dann ausschließlich für die digitalen Dokumente. Das spart nicht nur viel Platz im Büro, sondern reduziert auch die Kosten für die Lagerung der Dokumente sowie für Material, angefangen beim Papier über Tinte bzw. Toner bis hin zu Ordnern, Aktenschränken, Rollcontainern und vielem mehr.
Wie funktioniert das papierlose Arbeiten mit einem Dokumentenmanagementsystem?
Ein digitales Dokumentenmanagement gliedert sämtliche externen Dokumente in das elektronische Ablagesystem der von Ihnen eingesetzten Bürosoftware ein. Die Dokumente werden Teil Ihrer alltäglichen Büroprozesse und können dabei aus verschiedenen Quellen in das DMS importiert werden, beispielsweise als Datei von Ihrem Computer, als E-Mail bzw. E-Mail-Anhang oder als (ersetzender) Scan eines Papierdokumentes.
Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse durch digitale Ablage und Dokumentenmanagement
Vom Lieferschein bis zur Rechnung lassen sich alle Dokumente direkt den entsprechenden Kunden und Projekt zuordnen. Bei der digitalen Ablage können – genau wie bei der manuellen Bearbeitung – Dokumente mit Notizen, wichtigen Zusatzinformationen oder auch Stempeln versehen und gezielt Mitarbeitern zugewiesen werden. Der digitale Vorteil: Die Dokumente werden indexiert und können mit relevanten Metadaten ergänzt werden, etwa mit einem Titel, einem Autor, einem Erstellungsdatum oder speziellen Keywords. So hilft das Digitale Dokumentenmanagement dabei, die Dokumente noch schneller aufzufinden bzw. nach bestimmten Kriterien zu filtern.
Die 3 Top-Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Setzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Handwerksbetrieb ein, bringt Ihnen das viele Vorteile im Geschäftsalltag. Das betrifft vor allem die Struktur und Ordnung der Dokumente in Ihrer digitalen Ablage, den vereinfachten Workflow durch automatisierte Prozesse sowie mobile Nutzungsmöglichkeiten.
1. Mehr Struktur und Ordnung
Sobald Ihre Geschäftsdokumente in der digitalen Ablage Ihrer Bürosoftware vorliegen, stehen diese nicht nur Ihnen, sondern auch allen Mitarbeitern, die eine entsprechende Berechtigung besitzen, jederzeit zur Verfügung. Da die Dokumente innerhalb Ihrer Ablagestruktur einsortiert sind, weiß jeder, wo die benötigten Unterlagen zu finden sind. Ist Ihre Bürosoftware zudem an eine Smartphone-App angebunden, können Sie und ausgewählte Mitarbeiter sogar von unterwegs aus bzw. vor Ort auf den Baustellen wichtige Geschäftsdokumente, Baupläne oder andere relevante Dokumente jederzeit einsehen.
In Kombination mit Ihrer Bürosoftware lassen sich zusätzlich auch direkt Aufgaben und Termine für Ihre Mitarbeiter erstellen, inklusive Erinnerungsbenachrichtigungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kein Dokument bzw. keine Frist in Vergessenheit gerät. Der jeweilige Bearbeitungsstatus ist durch Priorisierungen, Vermerke und/oder Stempel zudem sofort erkennbar.
2. Digitalisierung und Automatisierung
Viele Prozesse können während der Bearbeitung der Dokumente innerhalb der digitalen Ablage automatisiert werden, so dass die einzelnen Abläufe optimal aufeinander abgestimmt sind – gerade in größeren Malerbetrieben eine enorme Erleichterung. Sobald zum Beispiel ein Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist, können Sie oder Ihre Mitarbeiter informiert werden, damit nahtlos weitergearbeitet werden kann. So bleibt nichts liegen, der Dokumentenkreislauf kommt nicht ins Stocken und das gesamte digitale Dokumentenmanagement wird beschleunigt.
Bereits bei der Erfassung von Dokumenten unterstützt ein Dokumentenmanagementsystem den Anwender: Bei eingescannten Dokumenten hilft beispielsweise eine automatische Texterkennung, damit wichtige Kennzahlen nicht händisch übertragen werden müssen, sondern einfach markiert und ins System kopiert werden. Bei elektronisch zugesandten Dokumenten mit entsprechenden Standards wie EDIFACT, ZUGFeRD etc. ist der Import der Daten sogar noch einfacher, da die Informationen automatisch ausgelesen werden können. Das senkt das Fehlerpotenzial erheblich.
Die Verknüpfung eines Dokumentenmanagementsystems mit den Funktionen Ihrer Bürosoftware hat noch weitere Vorteile: Erfassen Sie Ihr Material über ein Mitschreibungstool, können Sie alle Artikel eines Dokuments einem entsprechenden Projekt bzw. auch mehreren Projekten zuordnen. Nutzen Sie eine Lagerverwaltung, können Materialien aus einer Rechnung direkt ins Lager verbucht werden. Außerdem lassen sich Dokumente für die Finanzbuchhaltung vorbereiten, so dass auch hier weniger Zeit aufgewendet werden muss.
Ein Punkt, der ebenfalls für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems spricht, ist dessen Skalierbarkeit: Das heißt, es kann problemlos mit Ihrem Handwerksbetrieb mitwachsen. Es ist flexibel und kann an die steigenden Anforderungen angepasst werden, ohne dass große Investitionen in ein neues System oder in eine neue Infrastruktur erforderlich sind.
3. Belege für das Dokumentenmanagementsystem auch per Smartphone erfassen
Wie bereits erwähnt stehen die per DMS eingegliederten und abgelegten Dokumenten auch mobil zur Verfügung. Es lassen sich aber auch Dokumente per Smartphone bzw. Tablet ohne großen Aufwand erfassen – die passende App vorausgesetzt. Dazu muss nur ein Beleg fotografiert und an die Software im Büro gesendet werden, schon ist das Dokument im Posteingang des Dokumentenmanagements zu finden – inklusive wichtiger Zusatzinformation, zum Beispiel einer Projektzuordnung. Vergessene oder verlegte Tankquittungen etwa gehören damit der Vergangenheit an.
Fazit: Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich!
Egal, ob Sie einen kleineren oder größeren Malerbetrieb organisieren: Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann Sie bei der Arbeit im Büro erheblich unterstützen. Sie sparen nicht nur Material- und Lagerkosten durch die digitale Ablage Ihrer Dokumente, sondern beschleunigen auch Ihre internen Prozesse spürbar. Denn die Eingliederung von externen elektronischen Dokumenten in das Ablagesystem Ihrer Bürosoftware sorgt dafür, dass die Bearbeitung und Verwaltung nahtlos und reibungslos erfolgen kann – und zudem Fehler minimiert werden. Bei mehreren Büroangestellten bzw. Sachbearbeitern wird eine digitale Dokumentenablage daher schnell unverzichtbar, damit effizient gearbeitet werden kann. Aber selbst, wenn Sie Ihr Büro allein managen, werden Sie die Zeitersparnis deutlich wahrnehmen!
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