6 Gründe, warum Maler für die Rechnungserstellung auf herkömmliche Textverarbeitungs- & Tabellen-kalkulationsprogramme verzichten sollten
In der heutigen digitalen Welt sind Sie als Maler vermehrt gefordert, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich den Herausforderungen des modernen Marktes anzupassen. Ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und verwaltet werden. Denn viele Unternehmer verlassen sich immer noch auf herkömmliche Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme, um ihre Rechnungen zu schreiben sowie digital abzulegen. Nutzen Sie ebenfalls noch solche Anwendungen? Dann sollten Sie dringend überlegen, diese veraltete Methode hinter sich lassen und auf moderne Lösungen umzusteigen. In diesem Artikel nennen wir Ihnen die Gründe und beleuchten, welche Vorteile der Einsatz von branchenspezialisierter Bürosoftware bietet.
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Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie beispielsweise Word bzw. Excel haben viele Vorzüge – daher werden diese von vielen Unternehmern tagtäglich im Büro eingesetzt. Zum Schreiben von Briefen und zu Auswertungszwecken sind diese Tools ideal geeignet – allerdings sollte bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen besser auf eine Bürosoftware zurückgegriffen werden, idealerweise direkt auf eine Lösung, welche die Bedürfnisse der Malerbranche berücksichtigt. Dafür gibt es unter anderem diese 6 wichtigen Gründe.
Grund 1: Fehleranfälligkeit minimieren
Rechnungen, die manuell in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden, sind anfälliger für Fehler. Denn Tippfehler, Zahlendreher, fehlende bzw. fehlerhafte Informationen und unvollständige Angaben können sich im hektischen Arbeitsalltag leicht einschleichen. Dies führt jedoch möglicherweise zu Verzögerungen bei der Zahlung, wenn nachträglich Anpassungen vom Kunden verlangt werden. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zu Zahlungsausfällen, falls die Rechnung formale Fehler aufweist. Um so etwas zu verhindern, verfügt eine Büro- bzw. Branchensoftware über automatische Funktionen, die die Richtigkeit der eingegebenen Daten in Rechnungen überprüfen. Dies minimiert die eigenen Fehler und somit auch die Reklamationen durch Geschäftspartner erheblich.
Grund 2: Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren
Wenn Sie schon Rechnungen in Excel oder Word erstellt haben, wissen Sie, wie zeitaufwendig das sein kann. Insbesondere wenn das Leistungsspektrum groß ist und viele unterschiedliche Leistungs- und Materialtexte in den Rechnungen aufgeführt werden müssen. Die manuelle Eingabe von Kundeninformationen und Positionen kostet wertvolle Zeit, die besser auf den Baustellen oder für andere geschäftliche Aktivitäten genutzt werden könnte. Mit einer Branchensoftware können Sie als Maler wiederkehrende Daten wie Leistungsbeschreibungen speichern und diese automatisch in neue Rechnungen einfügen, was den Prozess beschleunigt und den Arbeitsaufwand merklich reduziert. Moderne Branchenlösungen bieten zudem Anbindungen zu Herstellern, die teilweise sogar bereits vorkalkulierte Leistungs- und Materialtexte bereitstellen.
Grund 3: Erscheinungsbild professionalisieren
Rechnungen sind ein wichtiges Element der geschäftlichen Kommunikation mit Ihren Kunden. Handgeschriebene oder im Textprogramm nicht akkurat gestaltete Rechnungen können den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht professionell organisiert ist. In einer Branchensoftware können Sie Ihr Firmenlayout einfach hinterlegen und sorgen durch das einheitliche Erscheinungsbild der Rechnungen für einen noch besseren Eindruck beim Kunden. Das Image Ihres Malerbetriebs wird auf diese Weise gestärkt.
Grund 4: Buchhaltung und Berichterstattung automatisieren
Werden Rechnungen nur über Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme erstellt und verwaltet, bedeutet das einen großen Mehraufwand für die Buchhaltung. Alle Zahlen müssen manuell etwa in die Ausgangsbücher eingegeben und überprüft werden. Das kostet wertvolle Zeit und steigert außerdem die Chance, dass sich Fehler einschleichen. Eine moderne Branchensoftware kann dagegen nahtlos mit der Buchhaltung des Unternehmens integriert werden. Dadurch werden Buchhaltungsdaten automatisch aktualisiert, Zahlungseingänge können verfolgt und Berichte über offene Posten oder Umsätze erstellt werden. Als Chef behalten Sie so stets den Überblick über die wirtschaftlichen Aspekte Ihres Betriebs.
Grund 5: Zahlungsverfolgung und Mahnwesen optimieren
Wie handgeschriebene Rechnungen bei einer manuellen Papierablage können auch elektronisch erstellte Rechnungen, die nur per Programm wie Word oder Excel erstellt wurden und nicht Teil einer Bürosoftware sind, schnell übersehen werden und aus dem Blick geraten. Denn nur in einer umfassenden Softwarelösung werden Zahlungseingänge zuverlässig verfolgt und die Anwender automatisch auf überfällige, zu mahnende Rechnungen hingewiesen. Mit einer Branchensoftware können Sie sicherstellen, dass Sie Zahlungserinnerungen rechtzeitig versenden und so Ihr Geld zeitnah erhalten. Dank der digitalen Unterstützung können Sie Ihre Offene-Posten-Verwaltung und Ihr Mahnwesen nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Liquidität Ihres Betriebs erhöhen.
Grund 6: Vorgaben der GoBD erfüllen
Bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Probleme stoßen, falls Sie Ihre Rechnungen mit Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt haben. Wenn Sie hier die Datei nicht als reine Vorlage verwenden, die Sie sofort nach dem Druck der Rechnung auf Papier mit der nächsten Rechnung überschreiben, müssen Sie die aufbewahrungspflichtigen Daten nach den Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) behandeln. Das bedeutet, dass Rechnungen unter anderem revisionssicher archiviert werden müssen. Jede Änderung der Rechnung muss protokolliert und unveränderbar aufbewahrt werden – bei Word- oder Excel-Dateien ist dies kaum möglich bzw. mit einem immensen Aufwand verbunden. Eine GoBD-konforme Branchensoftware sorgt dagegen dafür, dass Sie softwareseitig die Vorgaben der Verwaltungsvorschrift zuverlässig erfüllen können, um möglichen Nach- oder Strafzahlungen zu entgehen.
Umstieg auf eine Branchensoftware
Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen waren früher Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel durchaus praktisch. In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt genügen diese aber nicht mehr den gewachsenen Ansprüchen. Softwarelösungen für Handwerker, die extra für die Arbeit im Büro entwickelt wurden, unterstützen Sie bestmöglich dabei, auf dem Markt erfolgreich bestehen zu können. Durch den Umstieg auf eine moderne Branchensoftware können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren, die Fehlerquote drastisch reduzieren, Zeit und Arbeitsaufwand sparen sowie ein professionelles Erscheinungsbild vermitteln. Die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und die verbesserte Zahlungsverfolgung bieten zudem klare Wettbewerbsvorteile. Eine GoBD-konforme Lösung sorgt zudem dafür, dass Sie einer Betriebsprüfung weitaus gelassener entgegensehen können.
Weitere Informationen
Eine Branchensoftware für Maler – wie beispielsweise WINWORKER – kann Sie auch in anderen Bereichen voranbringen – nicht nur bei der Erstellung von Rechnungen.
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