5 Gründe, warum sich ein Dokumentenmanagement für Maler lohnt
Ein Dokumentenmanagement-System, DMS abgekürzt, unterstützt Malerbetriebe auf dem Weg zum „papierlosen Büro“ und digitalisiert interne Prozesse. Aber welche Vorteile bringt ein solches System konkret? Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung Ihrer Daten neben der Einsparung von Ressourcen? Wir erklären Ihnen, wann es sich für einen Malerbetrieb rentiert, ein DMS einzusetzen, was es alles leisten kann und wie Sie es optimal nutzen können.
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Sie kennen das wahrscheinlich selbst aus der Praxis: Im Büro sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Baupläne, Informationsmaterial, Berichte und vieles mehr – alles aus Papier! Den Großteil davon müssen Sie jahrelang aufbewahren – so, wie es der Gesetzgeber verlangt. Das bedeutet, dass Sie auch einen Lagerplatz dafür benötigen. Je größer Ihr Malerbetrieb ist, umso mehr Papier häuft sich also an. Das macht sich natürlich auch bei den Kosten bemerkbar: es entstehen Materialkosten fürs Papier selbst sowie für Tinte bzw. Toner beim Drucker. Zusätzlich müssen Hefter, Hüllen und Ordner angeschafft werden. Die sachgerechte Lagerung verursachen ebenfalls Kosten. Außerdem benötigen Sie Zeit, einzelne Dokumente zu finden – selbst bei einer gut sortierten Ablage.
Das summiert sich auf Dauer. Deswegen gehen immer mehr Betriebe dazu über, ihre Geschäftsdokumente digital zu verwalten, zumal immer mehr geschäftliche Korrespondenz elektronisch erfolgt. Beispielsweise werden heute viele Lieferanten-Rechnungen als PDF-Datei mittels E-Mail-Anhang an den Malerbetrieb gesendet.
Das digitale Dokumentenmanagement
Wenn es um die Eingliederung externer elektronischer Dokumente in das Ablagesystem der eingesetzten Branchensoftware geht, schlägt die Stunde eines Dokumentenmanagement-Systems. Lieferscheine, Gutschriften, Rechnungen etc. können so direkt Kunden und Projekten zugeordnet, als Vorgang bearbeitet und später etwa für Auswertungen bzw. die Nachkalkulation genutzt werden. Aber nicht nur digital eingegangene Dokumente werden mittels Dokumentenmanagement Teil der Büroprozesse. Wenn Sie Dokumente aus Papier per Scanner digitalisieren, können diese über das DMS in Ihre Branchensoftware übernommen, verwaltet und archiviert werden.
Ein Dokumentenmanagement schafft Ihnen die Grundlage, alle Dokumentenvorgänge digital auszuführen. Das wiederum zahlt sich für Sie als Maler unmittelbar aus, wie die folgenden 5 Gründe für eine Einführung eines DMS in Ihrem Büro Ihnen zeigen.
Grund 1: Das papierlose Büro
Wenn alle Geschäftsdokumente digital in der Bürosoftware vorliegen, stehen diese Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Eingescannte sowie elektronisch empfangene Dokumente können über das Dokumentenmanagement in einer Branchensoftware Projekten zugeordnet, in die jeweilige Struktur einsortiert und mit zusätzlichen Vermerken oder Informationen versehen werden. Relevante Daten werden so abgelegt, dass mit diesen bequem weitergearbeitet werden kann.
Eine Aufbewahrung der eingescannten Dokumente in Papierform ist – mit wenigen Ausnahmen – nicht mehr notwendig, sofern Sie die Papierdokumente per „ersetzendem Scannen“ digitalisieren. Mit dem papierlosen Büro sparen Sie viel Platz und Ressourcen.
Grund 2: Fehlerverminderung
Ohne ein elektronisches System zur Dokumentenablage müssen wichtige Daten, zum Beispiel Rechnungsinformationen vom Lieferanten wir Kontonummern oder Rechnungsbeträge, händisch in die Bürosoftwareübertragen werden. Ein gutes DMS kann Daten dagegen erkennen, so dass Sie diese bequem kopieren können. Bei einigen Softwarelösungen kann ein Dokument direkt ausgelesen und die Daten automatisch in eine Bearbeitungsmaske eingetragen werden. Bei empfangenen Rechnungen im EDIFACT-Format können sogar Materialkosten auf einzelne Projekte verbucht werden. Auf diese Weise werden Eingabefehler bzw. Zahlendreher deutlich vermindert.
Grund 3: Schnellere Bearbeitung von Dokumenten
Wenn alle Dokumente strukturiert in der Software hinterlegt sind, lassen sich diese am PC per Suchfunktion in Sekunden einfach finden. In einem Papierablage-System würde das erheblich länger dauern und umständlicher ablaufen – und das bei jedem Dokument. Auch die Bearbeitung wird beschleunigt: Dokumente können problemlos weitergeleitet und so anderen Mitarbeitern schnell zugänglich gemacht werden. Mehrere Mitarbeiter können dasselbe Dokument gleichzeitig einsehen, je nach Software auch von unterwegs aus. Mit Aufgaben und Erinnerung stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten werden und alle Dokumente rechtzeitig bearbeitet werden.
Grund 4: Arbeitsaufträge einfacher steuern
Neue Dokumente im Unternehmenskreislauf können über ein Dokumentenmanagement direkt an verschiedene Mitarbeiter verteilt werden. Zudem können diese Dokumente zusätzlich mit konkreten Arbeitsaufträgen wie Freigaben oder Kontrollen versehen werden, so dass nichts mehr liegenbleibt bzw. vergessen wird. Als Chef können Sie sich automatisch benachrichtigen lassen, sobald eine Aufgabe erledigt wird. Kurzum: Die Erledigung von Arbeitsaufträgen rund um das Thema Geschäftsdokumente kann per Software flexibler koordiniert und teilweise automatisiert werden. Das ist eine echte Arbeitserleichterung!
Grund 5: Auch mobil nutzbar
Auch von unterwegs aus können Sie per Smartphone oder Tablet dringende Eingangsrechnungen einsehen, prüfen und im besten Fall freigeben. Das erspart Ihnen und den Mitarbeitern im Büro viel Stress, da diese nicht auf Ihre Rückkehr ins Büro warten müssen. Sie können aber auch Dokumente per App einscannen, wenn Sie unterwegs sind, etwa Tankbelege, Lieferscheine o. ä. Auch in diesem Fall kann mit den Dokumenten problemlos ohne Sie weitergearbeitet werden.
Die fünf Gründe für ein DMS auf einen Blick:
1. Papierloses Arbeiten
2. Verminderung von Fehlern
3. Beschleunigte Prozesse
4. Flexiblere Steuerung von Arbeitsaufträgen
5. Mobile Anwendungsmöglichkeiten
Fazit
Ein Dokumentenmanagement lohnt sich für alle Maler, die im Büro möglichst digital und papierlos arbeiten möchten. Ist der Malerbetrieb zudem so groß ist, dass bereits mehrere Büroangestellte beschäftigt werden, beschleunigt ein DMS die internen Arbeitsabläufe und verschlankt den Verwaltungsaufwand spürbar. Zusätzlich ist die Archivierung der Dokumente quasi nebenbei erledigt, idealerweise sofort GoBD-konform. Alles in allem spart Ihnen ein solches System durch optimierte Abläufe Zeit und Geld!
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