Briefpapier erstellen und Visitenkarten drucken lassen

Nachdem wir in unserem ersten Drucksachen-Artikel einen Überblick über die wichtigsten Firmendrucksachen gegeben haben, gehen wir im zweiten Teil ans Eingemachte und geben nützliche Tipps zu den Materialien, die wir bereits als das „Rückgrat“ Ihres Unternehmens bezeichnet haben. Wir ebnen jetzt den Weg für Ihre ersten eigenen Visitenkarten, Briefbögen und Rechnungsvordrucke im zweiten Teil des Lehrgangs "Drucksachen".

Wichtiges Marketinginstrument und Teil eines erfolgreichen Firmenauftritts: Briefpapier und Visitenkarten im Firmenlook
Wichtiges Marketinginstrument und Teil eines erfolgreichen Firmenauftritts: Briefpapier und Visitenkarten im Firmenlook

Briefe Karten, Stempel und mehr im Lehrgang Drucksachen Teil 2

Prüfen: Einheitlichkeit und Korrektheit: Wenn Sie Ihr Briefpapier, Ihre Visitenkarte oder andere Unterlagen in den Druck geben, sind prinzipiell zwei Sachen wichtig:

Geben alle Unterlagen zusammen ein einheitliches Bild ab und sind Ihre Firmen- und Kontaktinformation alle lückenlos und fehlerfrei? Prüfen Sie das, bevor Sie etwas in den Druck geben. 

Design muss sein: Profi suchen!

Wie in unserem "Lehrgang Webseite" Artikel angesprochen, sollte man das Design einem Experten überlassen, was auch für Firmenlogos und Geschäftsunterlagen gilt. Er wählt ein Format, mit dem alle Druckereien arbeiten können. Werden unpassende Grafiken eingereicht, kommt es sonst schnell zu Qualitätseinbußen. Ferner beherrscht ein Profi übliche Dateitypen und Farbnormierungen. Sagen Ihnen Vektorgrafiken oder CMYK etwas? Wenn nicht, dann ist es auf jeden Fall ratsam, das Erstellen des Briefpapiers an einen Dienstleister abzugeben.

Druckereien finden: Darauf muss man achten

Es gibt mittlerweile viele Online-Druckereien, die gute Angebote haben und hervorragende Qualität liefern. Allerdings kann es passieren, dass man sich in der Vielfalt der Angebote nur zurechtfindet, wenn man ganz genau weiß, was man haben möchte. Gehen Sie also den Schritt zur Internetdruckerei am besten erst, wenn Sie sich von der gewählten Papierstärke bis zum Hochladen der Vorlagen über alles 100%ig im Klaren sind. Online-Druckereien können sich tiefe Preise leisten, da der Kunde die Arbeit der Druckvorbereitung vor dem Bildschirm alleine macht. Zudem bekommen sie auf bestimmte Papiere als Großabnehmer Extra-Rabatte, die sie an ihre Endkunden durchreichen können. Sobald Sie aber einen Deut von diesen Standardvoraussetzungen abweichen, steigen auch die Preise: Für die Prüfung der hochgeladenen Druck- und Layoutdateien auf Eignung fallen nicht selten extra Gebühren an. Und wenn das Briefpapier doch ein wenig hochwertiger sein soll, dann fällt das Ganze nicht mehr unter das angeschlagene „Sonderangebot“, sondern geht unter Umständen richtig ins Geld.

Druckerei des Vertrauens wählen

Möchten Sie Briefpapiere, Rechnungsvorlagen und Visitenkarten drucken lassen, dann nehmen Sie sich ruhig die Zeit und besuchen Sie einige Druckereien in Ihrer Umgebung. Dann können Sie sich vorab einige Referenzexemplare zeigen und sich hinsichtlich Druckart und Papierstärke beraten lassen. Und das Wichtigste: Von Angesicht zu Angesicht lassen sich einfach besser gute Konditionen aushandeln. Es macht auch Sinn, sich auf nur eine Druckerei festzulegen. Zum einen müssen Sie dann nicht immer wieder aufs Neue alle erforderlichen Druckdaten übermitteln, zum anderen ist gewährleistet, dass alle Druckerzeugnisse von gleichbleibender Qualität sind. Falls Sie doch mal mit anderen Anbietern experimentieren möchten, so wählen Sie am besten Druckerzeugnisse von kurzlebiger Dauer, wie zum Beispiel Angebotsflyer oder Aktionskärtchen.

Visitenkarten: Lassen Sie was Tolles drucken

Sie sind der Meister Ihrer eigenen Malerfirma, Ihr Beruf hat hauptsächlich etwas mit Gestaltung zu tun und farbliche Harmonie ist einfach Ihre Leidenschaft. So muss auch Ihre Karte sein: Ein kleines aber feines Kunstwerk, das man am liebsten nicht mehr aus der Hand legen möchte. Toben Sie sich bei Ihrer eigenen Visitenkarte ruhig aus und die Druckerei wird Ihnen dabei helfen: Prägdruck, Farbdruck, Relief, Strukturpapier, Marmoreffekt und noch vieles andere mehr. Schauen Sie sich einmal die Visitenkarten anderer Unternehmen an und Sie werden sehen, dass auf dem kleinen Feld der Kärtchen ein erbitterter Kampf ums beste Layout tobt. Wenn Sie Visitenkarten drucken lassen, dürfen Sie also ruhig etwas angeben; für Bescheidenheit ist hier kein Platz.

Briefpapier und Briefumschläge erstellen

Worauf es bei der Briefpapiererstellung ankommt, ist die Dicke, bzw. Stärke des Papiers. Die Papierstärke wird hierbei in Gramm pro Quadratmeter angegeben. Für Geschäftsbriefe sollten Sie mindestens 100-Gramm-Papier verwenden, da die Blätter ab dieser Stärke weniger anfällig sind und beim Adressaten gut in der Hand liegen. Die Psychologie spielt hier eine große Rolle: Je „griffiger“ Ihre Unternehmenspräsenz für andere ist, umso mehr Eindruck macht das auf die Menschen.

Wenn Sie sich in der Druckerei einige Testbögen ansehen, werden Sie den Unterschied deutlich merken. Selbiges gilt natürlich für die Gestaltung der Briefumschläge: Das Papier sollte fest und strahlend weiß sein. Ein selbstklebender Verschluss und ein Adressfenster sind selbstverständlich. Achten Sie bei der Platzierung des Logos darauf, dass der Raum für die Postwertzeichen nicht belegt wird. Übrigens: Mögen Sie es ganz besonders edel und möchten Unterlagen mit Wasserzeichen? Dieses Extra gibt es nicht nur für Geldscheine, sprechen Sie einfach Ihre Druckerei drauf an. Diese ganz speziellen Papiere können Sie dann beispielsweise für Verträge und Arbeitszeugnisse einsetzen.

Rechnungsvordrucke

Die Sache mit den Rechnungsvordrucken ist relativ einfach, denn für diese können Sie einfach Ihr bereits erstelltes Briefpapier nehmen. Sollten Sie dennoch dazu tendieren, separate Rechnungsvorlagen zu gestalten, dann denken Sie bitte an alle zusätzlichen Angaben wie Steuernummer, Ust-IdNr. und Bankverbindungen. Idealerweise bleiben diese Informationen immer gleich und können per Vordruck auf das Papier gesetzt werden.

Der Firmenstempel: Schön, wenn man ihn hat

Es ist für ein Unternehmen nicht gesetzlich verpflichtend, einen Firmenstempel zu besitzen. Allerdings sollten Sie dennoch einen anfertigen lassen und auch nutzen, da Sie damit Ihren Briefen einen gewissen Nachdruck verleihen. Die Gewichtigkeit des Stempels ist in unseren Breitengraden kulturell verankert, das Wachssiegel hat als sein Vorgänger hierzu ganze Arbeit geleistet. So gibt man ja auch nicht selten jemandem „Brief und Siegel“ auf die Richtigkeit einer bestimmten Sache. Viele Druckereien bieten die Anfertigung von Stempeln an oder lassen diese von einem Dienstleister für Sie anfertigen. Wichtig ist, dass der Hersteller dazu in der Lage ist, Ihr Firmenlogo in das Stempelbild zu integrieren oder Ihren Schriftzug 1 zu 1 zu übernehmen. Lassen Sie sich nicht zu günstigen, vorgefertigten Designs hinreißen, da diese sonst sehr schnell unprofessionell wirken können. Denkbar wäre, dass Sie gleich mehrere Stempel anfertigen lassen, z. B. einen für das „Sekretariat“ und einen ganz besonderen „Chefstempel“ für Sie.

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