Viele Maler konzentrieren sich ausschließlich auf ihre handwerklichen Fähigkeiten, vernachlässigen dafür aber leider ihre Rolle als Unternehmer. Zum Geschäft gehören allerdings auch andere Aspekte, zum Beispiel die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung. Mit einem neuen Gesetzesentwurf hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nun die kommenden Pflichten zur Arbeitszeiterfassung konkretisiert. Erfahren Sie in diesem Artikel, warum Sie die Pläne zeitnah umsetzen sollten.
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Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch in Deutschland gilt, d. h., dass Sie als Chef die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden in Ihrem Betrieb aufzeichnen müssen. Dazu ist der Arbeitgeber nach Auffassung des Gerichts nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet. Das BAG bezog sich dabei auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. Nach Auffassung des BAG ist das Urteil des EuGH aufgrund des geltenden Arbeitsschutzgesetzes bereits heute von Arbeitgebern in Deutschland anzuwenden. Wie genau aber diese Aufzeichnungspflicht aussieht und worauf Arbeitgeber achten müssen, ist bisher gesetzlich nicht konkret beschrieben. Nun gibt es einen Referentenentwurf vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), um gesetzlich festgeschriebene Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen.
Wenn der Entwurf in dieser Form umgesetzt wird, müssen Sie als Arbeitgeber laut § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter festhalten – und zwar am Tag der Arbeitsleistung. Es wird also nicht mehr reichen, erst am Ende der Woche oder gar zum Wochenstart die Stundenzettel auszuwerten und am PC einzutragen. Falls Sie sich fragen: „Am PC?“ Ja, am PC! Denn nach § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG-E hat die Erfassung der Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch zu erfolgen. Es gibt zwar Ausnahmen – wenn etwa ein Tarifvertrag mit eigenen Regelungen vorliegt – aber die Mehrheit im Malerhandwerk wird sich auf die elektronische Arbeitszeiterfassung einstellen müssen, auch wenn es Übergangsfristen geben wird.
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben außerdem gemäß § 16 Abs. 5 ArbZG-E das Recht, über die aufgezeichnete Arbeitszeit informiert zu werden und auf Verlangen eine Kopie der Aufzeichnungen zu erhalten.
Schon seit dem Urteil des EuGH von 2019 stehen Arbeitgeber in der Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Für die meisten Handwerker ergaben sich aber bereits zuvor Pflichten zur Dokumentation. Speziell Maler (und andere Unternehmer des Baugewerbes) mussten aufgrund des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und des Mindestlohngesetzes (MiLoG) Arbeitszeiten genau festhalten und dokumentieren. Dies betrifft neben Lohnempfängern auch Minijobber, Leih- und Zeitarbeitnehmer. Auch wenn es nur ein Entwurf vom BMAS ist und es Übergangsfristen geben wird, lohnt es sich bereits jetzt, sich eingehend mit dem Thema „digitale Arbeitszeiterfassung“ auseinanderzusetzen und in Ihrem Betrieb zu etablieren.
Spätestens jetzt sind alle Arbeitgeber betroffen – es gibt keine Ausreden mehr. Falls Sie noch kein digitales System zur Zeiterfassung in Betrieb genommen haben, sollten Sie über eine zeitnahe Einführung nachdenken. Viele Softwarehersteller bieten schon heute Lösungen an, welche die Vorgaben aus dem Entwurf erfüllen. So können Sie in Ihrem eigenen Tempo die neue Technik in Ihr Unternehmen integrieren und Ihre Mitarbeiter daran Schritt für Schritt gewöhnen. Sie können also interne Prozesse aufbauen, die dann zur Einführung der gesetzlichen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit reibungslos funktionieren. Damit umgehen Sie, dass Sie gegen die gesetzlichen Anforderungen verstoßen und Ihr Unternehmen mit Bußgeldern oder anderen Sanktionen belegt wird.
Dank moderner Auswertungsmöglichkeiten können durch die elektronische Arbeitszeiterfassung detailliertere Abrechnungen erstellt werden. Was das konkret für Sie bedeutet? Wenn Sie als Maler die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass Sie nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlen. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz zu erhöhen und gleichzeitig Kosten zu senken. Außerdem können Sie auf diese Weise verhindern, dass Mitarbeiter unbeabsichtigt Überstunden leisten. Die digital festgehaltenen Arbeitsstunden können Sie im Nachgang für Ihre Kalkulation nutzen. Das gilt sowohl für die Nachbetrachtung des abgeschlossenen Projekts als auch für die Festlegung der Kosten für zukünftige Projekte. Je genauer Sie Ihre Angebote mit Zeitwerten aus der Praxis kalkulieren, desto besser können Sie einen Preis festlegen, der nicht nur kostendeckend, sondern idealerweise auch profitabel ist. Die Auswertung der elektronisch erfassten Arbeitszeiten gelingt dabei besonders reibungslos, wenn das digitale Zeiterfassungssystem die Daten an Ihre Branchensoftware im Büro übergeben kann oder direkt ein Teil von dieser ist.
Traditionell erfassen viele Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter noch immer auf Papier oder in Excel-Tabellen, was zu potenziellen Fehlern und Unstimmigkeiten führen kann. Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystem kann Ihnen dabei helfen, Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Arbeitszeiten zu vermeiden. Das betrifft nicht nur mögliche Konflikte mit Ihren Mitarbeitern, sondern auch mit Ihren Auftraggebern. Mit der digitalen Dokumentation der Arbeitsstunden haben Sie stets ein effizientes Mittel zur Hand, Ihren Auftraggebern genau zu belegen, wann welche Leistungen erfolgt sind. Kommt es im Ernstfall zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, verbessert eine lückenlose Aufzeichnung durch die elektronische Arbeitszeiterfassung Ihre Chancen erheblich, den Fall schnell zu Ihren Gunsten zu entscheiden. Darüber hinaus kann eine digitale Zeiterfassung die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern verbessern. Während diese ihre Arbeitszeit mühelos erfassen (lassen), können Sie Ihren Mitarbeitern die geleisteten Stunden, Arbeitszeitkonten und / oder Monatsübersichten jederzeit auch elektronisch zur Verfügung stellen, zum Beispiel in Form von Berichten. Das kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter selbst besser auf mögliche Arbeitszeitverstöße achten. So wird das Potenzial für Rechtsstreitigkeiten bereits im Vorfeld minimiert.
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Aspekt Ihres Betriebsmanagements. Mit einer digitalen Zeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau, zuverlässig und vor allem papierlos festhalten, beispielsweise über stationäre Geräte in den Betriebsstätten oder über eine Smartphone-App. Auf diese Weise kommen Sie bestehenden und kommenden gesetzlichen Pflichten nach. Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystem lohnt sich außerdem schon jetzt, damit Sie Ihren Betrieb in Ihrem eigenen Tempo auf neue Betriebsprozesse umstellen können und nicht unter Zugzwang geraten. Zudem können Sie die vielen Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung wesentlich früher nutzen und sich gegebenenfalls wirtschaftlich besser auf dem Markt positionieren.
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