Elektronisches Rechnungsformat XRechnung: Pflichten, Wissenswertes und Vorteile für Maler
Die XRechnung wird im Maleralltag immer präsenter. Wer mit Bundesbehörden oder anderen öffentlichen Auftraggebern des Bundes, Landes oder mittlerweile auch vieler Kommunen arbeitet bzw. arbeiten möchte, kommt um das elektronische Rechnungsformat nicht mehr herum. Aber was steckt hinter dem Format? Was müssen Sie als Handwerker bei der elektronischen Rechnungserstellung beachten? Und wo liegen die Vorteile? In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Antworten.
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Mit der XRechnung sind Maler auf der sicheren Seite, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Hand erbringen – und diese auch bezahlt werden sollen. Denn seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten und Dienstleister verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form zu stellen, wenn sie Auftragnehmer des Bundes sind. Das hat weitreichende Konsequenzen: Rechnungen in Papierform sind seitdem unzulässig und werden abgelehnt!
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungserstellung gilt mittlerweile zum Teil auch schon auf Landesebene und wird dort zukünftig weiter ausgebaut, ebenso wie im kommunalen Bereich. Wenn Sie also für deutsche Behörden und Verwaltungen Aufträge übernehmen möchten, sollten Sie sich mit der Thematik rund um die XRechnung vertraut machen.
XRechnung: Hintergründe, Zahlen und Pflichten
Am 16. April 2014 verabschiedeten das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Ziel war es, eine europaweit gültige Norm zu schaffen, die einen grenzübergreifenden Rechnungsverkehr ermöglicht. Diese Norm wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) erarbeitet und am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der EU als EN 16931-1:2017 veröffentlicht.
In Deutschland wurde die Richtlinie mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) konkretisiert und umgesetzt. Bereits seit dem 27.11.2018 mussten die obersten Bundesbehörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen. Die Pflicht wurde Schritt für Schritt ausgebaut und erweitert: seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes nun sogar verpflichtet, ihre Rechnung elektronisch einzureichen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsübermittlung an Einrichtungen auf Landes- oder Kommunalebene hängt von der Umsetzung der einzelnen Länder ab. Den aktuellen Stand können Sie auf www.verband-e-rechnung.org/xrechnung einsehen. Sie finden dort außerdem Verlinkungen zu den E-Rechnungsportalen der einzelnen Länder.
Keine Pflicht ohne Ausnahmen
Gerade für Handwerker interessant ist die folgende Ausnahmeregelung: Als Rechnungssteller sind Sie nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, wenn Sie Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) erfüllen – gemäß §3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Daneben gibt es noch wenige Fälle, bei der Sie von der Pflicht ausgenommen sind. Das betrifft geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten (§ 8) oder Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und sonstiger Beschaffungen im Ausland (§ 9). Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Übermittlung einer XRechnung
Die Übergabe einer E-Rechnung an den jeweiligen Auftraggeber des Bundes erfolgt über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ des Bundes (ZRE). Dabei gibt es zahlreiche Übermittlungswege, die Sie als Rechnungssteller nutzen können. Wenn Sie selbst keine XRechnung erstellen können, etwa über Ihre Branchensoftware, steht Ihnen ein Webformular auf der ZRE zur Verfügung, in das Sie die nötigen Daten manuell eintragen. Das ist nicht nur zeitaufwendiger, sondern birgt auch das Risiko, dass bei der Eingabe der Daten in das Formular Tipp- bzw. Kopierfehler passieren können.
Haben Sie dagegen selbst eine XRechnung erstellt, z.B. mit Ihrer Branchensoftware, haben Sie aktuell folgende Optionen zur Datenübermittlung:
- E-Mail
Die E-Rechnung wird einfach per E-Mail an die ZRE übermittelt, wofür eine vorherige Registrierung auf der Plattform notwendig ist. - Webservice
Per „Pan-European Public Procurement OnLine“ (kurz PEPPOL), einem pan-europäischen Netzwerk zum Austausch von Daten, werden elektronische Rechnungen über einen Zugangspunkt der ZRE an den jeweiligen Auftraggeber übergeben. - Datenupload
Die E-Rechnung kann manuell über einen direkten Dateiupload über die ZRE eingereicht werden. Eine vorherige Registrierung ist erforderlich.
Pflichtangaben in einer E-Rechnung
Elektronische Rechnungen wie die XRechnung unterscheiden sich hinsichtlich der steuerrechtlichen Angaben nicht von herkömmlichen Rechnungen aus Papier. Es gelten alle Pflichtangaben, die im Paragraf 14 des Umsatz-Steuergesetzes aufgeführt sind. Elektronische Rechnungen müssen nach der E-Rechnungsverordnung zusätzlich folgende Punkte beinhalten:
- die Leitweg-ID zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland
- die Bankverbindung
- die Zahlungsbedingungen
- die E-Mailadresse oder DE-Mailadresse des Rechnungsstellers
Wurden bei der Beauftragung bereits Lieferantennummer und Bestellnummer mitgeteilt, müssen Sie als Rechnungssteller auch diese verpflichtend aufführen.
Alternative zur XRechnung: ZUGFeRD ab 2.0
Mit der weiterentwickelten Version erfüllt nun das hybride ZUGFeRD-Format (ab der Version 2.0) ebenfalls die Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 und kann wie die XRechnung zum Austausch mit der öffentlichen Hand genutzt werden. Das Besondere am hybriden E-Rechnungsformat ist, dass nicht nur der reine Datensatz, sondern zusätzlich auch eine für Menschen lesbare „Ansichts-PDF“ vorhanden ist. Rechnungsempfänger können so – je nach Stand der eigenen Digitalisierung – entweder die PDF-Datei oder den eingebetteten XML-Datensatz als Eingangsbeleg nutzen.
Vorteile der E-Rechnung für Sie und das Malerhandwerk
Sie können als Rechnungsersteller für die öffentliche Hand in vielerlei Hinsicht von der E-Rechnungspflicht profitieren: Durch die E-Rechnungsformate XRechnung oder ZUGFeRD brauchen Sie zum Beispiel keine Rechnungen mehr per Post zu versenden. Die elektronische Übertragung ist umweltschonend, sicher, zuverlässig und spart neben Papier- auch Portokosten. Je schneller Sie zudem Ihrem Auftraggeber eine Rechnung übergeben, desto eher kann diese beglichen werden. Das wiederum erhöht Ihre Liquidität und schafft Ihnen so einen Wettbewerbsvorteil.
Wenn Sie bereits mit einer Branchensoftware arbeiten, mit der Sie auch EU-Norm konforme E-Rechnungen erstellen können, sparen Sie langfristig viel Zeit. Denn aufwendige Übertragungswege wie das manuelle Ausfüllen des Webformulars zur Rechnungsabgabe über das ZRE entfallen. Übrigens: Elektronische Rechnungen müssen nach den Vorgaben der GoBD archiviert werden. Ist Ihre Software GoBD-konform, passiert die Archivierung nebenbei, ganz automatisch
Idealerweise kann die E-Rechnungspflicht der Malerbranche sogar einen Digitalisierungsschub geben. Das hilft unter anderem bei der positiven Außenwahrnehmung, etwa bei den Themen Nachhaltigkeit und Zukunftsaussichten. Je digitaler die Malerbetriebe werden, umso attraktiver sind Sie u. a. für den eigenen Handwerkernachwuchs, für Fachkräfte und auch für Auftraggeber.
Fazit
Nicht nur der Bund wird digitaler – auch die Länder und Gemeinden. Wenn Sie als Maler auch zukünftig Aufträge der öffentlichen Hand annehmen wollen, sollten Sie schon frühzeitig auf die eigene Digitalisierung im Betrieb setzen. Das fängt mit der Möglichkeit an, selbst eine XRechnung zu erstellen, im Bestfall in Kombination mit einer Branchensoftware. So sind Sie optimal vorbereitet, wenn die E-Rechnungspflicht unterhalb der Bundesebene ausgeweitet wird. Die Digitalisierung bietet Ihnen darüber hinaus viele zusätzliche Wettbewerbsvorteile: Gestalten Sie Abläufe effizienter, schonen Sie Ressourcen und sparen Sie Zeit ein, um weiterhin fit und erfolgreich am Markt agieren zu können!
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