Die richtigen Kommunikationskanäle: Kundenkommunikation optimal abstimmen

Damit die Kommunikation mit Ihren Kunden optimal funktioniert, muss Ihr Malerbetrieb über die richtigen Kommunikationskanäle zu erreichen sein. Muss man überhaupt noch postalisch kommunizieren oder sollten Sie alles online erledigen? Versuchen Sie Ihre Kundenkommunikation einheitlich zu gestalten und trotzdem über verschiedene Kanäle erreichbar zu sein – hier finden Sie eine Orientierungshilfe.

Symbolgrafik mit verschiedenen Kommunikationsicons
Es ist schwierig die richtigen Kommunikationskanäle für eine optimale Kundenkommunikation zu finden: So sollten Sie zu erreichen sein.
Symbolgrafik zum Thema Online-Kommunikation
Online-Kommunikation ist heutzutage in der Regel der wichtigste Kommunikationskanal.

Onlinekommunikation

Durch das Internet ist es mittlerweile möglich Nachrichten schnell und unkompliziert zu verschicken und somit viel Papierverbrauch zu vermeiden. Viele Handwerksbetriebe nutzen deshalb E-Mails, um ganz flexibel mit ihren Kunden zu kommunizieren, Angebote und Rechnungen zu verschicken oder Termine zu vereinbaren. Bei E-Mails müssen Sie aber mit einer indirekten Erreichbarkeit rechnen, sodass eine Rückmeldung zeitlich variieren kann und Sie eine Antwort nach zwei Stunden oder erst zwei Tagen erhalten könnten – für Fragen mit besonderer Dringlichkeit eignen sich Mails also nicht.

Bedenken Sie bei dem Versenden von wichtigen E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten immer, dass diese Geschäftskorrespondenz der Aufbewahrungspflicht unterliegt. E-Mails können versehentlich gelöscht werden und verschwinden deutlich schneller als Unterlagen in Papierform oder auf dem Computer abgelegte Dateien. Achten Sie also immer auch auf die Archivierung von E-Mail Inhalten: hier können entsprechende Systeme dabei helfen, die Mail-Archivierung zu vereinfachen.

Um es sich sowohl bei E-Mails als auch bei gedruckten Briefen einfacher zu machen, sollten Sie vorgefertigte Texte oder Textpassagen bereit halten, die mit den richtigen Daten und persönlichen Informationen aufbereitet und dann immer wieder genutzt werden können. Aber mithilfe des elektronischen Briefs können Sie nicht nur einzelne Kunden ansprechen, sondern auch allgemeine News an Ihre Stammkunden verbreiten. Zum Beispiel können Anregungen zu neuen Wandtrends Ihre Kunden inspirieren und zu neuen Projekten motivieren.

Außerdem können auch Informationen über Neuerungen im Betrieb für Stammkunden interessant sein. Eine weitere Möglichkeit online Neuigkeiten an viele Menschen zu verbreiten bieten auch soziale Netzwerke. Wie Sie Facebook & Co. für Ihren Malerbetrieb nutzen können und wie es Ihnen gelingt eine ansprechende Unternehmensseite aufzubauen, erfahren Sie auch in unserem Artikel über Social Media für Maler.

Symbolgrafik zum Thema persönliche Kommunikation
Doch auch persönlicher Kundenkontakt kann nach wie vor gewinnbringend eingesetzt werden.

Ganz klassisch: Persönliche Kommunikation

Es muss aber nicht immer alles online sein, Sie können auch zum Telefon greifen und so wichtige Dinge direkt klären. Denn viele Menschen legen immer noch – oder wieder – einen großen Wert auf persönliche Kommunikation und eine persönliche Ansprache. Umgekehrt gilt das auch für Sie: Greifen Sie zum Hörer und bekommen Sie schnelle Antworten vom Kunden, Sie haben die Möglichkeit Probleme und Fragen direkt zu klären und erfahren mehr, als in einer schnell getippten E-Mail.

Fragen Sie Ihre Kunden immer auch nach der privaten Mobilnummer – Sie erreichen eher jemanden oder können mit einem Rückruf rechnen. Trotzdem müssen Sie natürlich beachten, dass diese Form der Kommunikation nicht dokumentiert wird und Sie Ihrem Kunden die entsprechende Absprache eventuell noch schriftlich, per E-Mail oder Brief, bestätigen müssen.

Symbolgrafik zum Thema interne Kommunikation
Zu einer guten Firmenkommunikation gehört auf eine funktionierende interne Kommunikation.

Die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern führt ebenfalls zu einer funktionierenden Firmenkommunikation. Heutzutage nutzen viele Angestellte sogenannte Gruppenchats über Kommunikationsmedien wie WhatsApp oder in sozialen Netzwerken wie Facebook. Hier können spontane Angelegenheiten geklärt, Arbeitspläne verschickt werden oder in der Freizeit auch über Privates gechattet werden.

Der Arbeitgeber sollte trotzdem zustimmen, da eventuell auch betriebsinterne Informationen über den Messenger versendet werden. Trotzdem ist eine WhatsApp-Gruppe eigentlich nichts anderes, als ein virtuelles schwarzes Brett. Doch auch das schwarze Brett ist noch lange nicht out, denn schließlich ist im Betrieb damit jeder Mitarbeiter auf dem neusten Stand.

Stellen Sie als Malerbetrieb also sicher, dass Sie über die wichtigsten Kommunikationskanäle, wie E-Mail, Telefon und postalisch, erreichbar sind, sich diese Informationen auf Ihren Geschäftsunterlagen und auf Ihrer Webseite befinden und Sie auf jede Form von Anfragen reagieren. Am besten legen Sie fest, welche Kanäle Sie grundsätzlich für welche Anliegen verwenden.

Dazu sollte ihr Betrieb beispielsweise auch abstimmen, ob Sie Bewerbungen nur per Post oder auch per E-Mail annehmen. In aller Regel macht’s die Mischung aus online und offline Kommunikation – denn bestimmte Angelegenheiten lassen sich immer noch am besten von Angesicht zu Angesicht klären!

Symbolgrafik zum Thema Brief
Auf die Post muss zwar immer weniger zurückgegriffen werden, bei Rechnungen oder Auftragsbestätigungen wünschen insbesondere ältere Kunden ohne E-Mail-Postfach nach wie vor den Briefweg.

Der Brief

Auch die Kommunikation per Post ist und bleibt eine altbewährte Form, um Rechnungen oder Auftragsbestätigungen zu verschicken. Entweder Sie bleiben hier generell bei der Papierform oder fragen bei Ihren Kunden nach, welcher Kommunikationsweg gewünscht ist. Da viele ältere Kunden über kein E-Mail Postfach verfügen, sollten Sie Ihren Kunden auf jeden Fall beide Möglichkeiten zur Verfügung stellen.

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