WinWorker: Arbeitsabläufe einfach automatisieren
In einem Unternehmen fallen jeden Tag viele Daten digital im Hintergrund an. Diese besitzen viel Potenzial, da sie viele nützliche Informationen enthalten oder wichtige Prozesse automatisiert anstoßen könnten. Allerdings werden die angefallenen Daten selten konsequent fürs Unternehmen genutzt. Genau hier setzt die Ereignisbehandlung der WinWorker-Software an und ist ein gutes Beispiel dafür, wie der Unternehmensalltag erheblich entlastet und optimiert werden kann, wenn die elektronischen Daten automatisiert weiterverarbeitet werden.
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Vielleicht kennen Sie das: Sie ändern in Ihrer Bürosoftware den Status eines Projekts, so dass die ersten Arbeiten vorbereitet werden könnten. Aber nicht jeder Beteiligte hat den geänderten Status mitbekommen – und alles verzögert sich. Oder Sie haben ein Formular mit den Daten zu einem neuen Kunden von unterwegs aus angelegt. Aber bis etwas mit diesen Informationen passiert, vergeht unnötig Zeit – oder es wird im Büro schlicht übersehen. Jetzt könnte natürlich jedes Mal manuell eine Nachricht verfasst und an die Personen versendet werden, die von der Änderung oder Aktualisierung betroffen sind, aber das ist je nach Situation oft umständlich oder nicht sofort durchführbar. Zumindest bei der WinWorker-Software gibt es da eine smarte Lösung: die Ereignisbehandlung!
Einfaches Grundprinzip, viele Einsatzmöglichkeiten
Die Ereignisbehandlung, bei WinWorker auch kurz „Events“ genannt, ist das ideale Instrument, um verschiedenste Arbeitsabläufe zu automatisieren. Die grundsätzliche Funktionsweise ist dabei schnell verstanden und erlernt, da alles logisch aufgebaut ist: Zuerst definiert man das auslösende Ereignis. Die möglichen Startevents werden dabei in einem übersichtlichen Suchbaum nach Themen aufgelistet, beispielsweise nach Projekten, Terminen oder nach mobilen Geräten. Sobald ein Ereignis ausgewählt wurde, erscheint dieses als grafisches Element im Hauptfenster. Danach können weitere Elemente in Form von Aktionen und Filtern hinzugefügt werden. Filter überprüfen, ob eine von ihnen bestimmte Voraussetzung erfüllt ist, um eine Aktion auszulösen. Eine Voraussetzung könnte etwa ein einzelner Mitarbeiter sein, eine Dokumentenart oder eine Variable. Als Aktionen wiederum zählen zum Beispiel der Versand einer E-Mail oder eine Terminerstellung im Kalender. Im Anschluss werden die Elemente so verknüpft, dass diese in einer sinnvollen Reihenfolge vom Programm abgearbeitet werden können. Ein Beispiel: Im Büro darf eine Auszubildende selbstständig Adressen anlegen, die Einträge sollen aber auf jeden Fall noch von der Vorgesetzten überprüft werden. Das Anlegen der Adresse ist also das auslösende Ereignis, der Filter prüft, ob die Auszubildende dafür verantwortlich war. Ist dies der Fall, wird eine Aktion ausgeführt und die Büroleitung erhält eine E-Mail, um die Daten noch einmal prüfen zu können. Gespeicherte Events können übrigens nach Belieben deaktiviert und wieder aktiviert sowie jederzeit bearbeitet werden.
Beispiel: Projektstatus verändern
In der Projektverwaltung von WinWorker werden alle Projekte aufgeführt, praktischerweise können dabei alle Projekte nach dem aktuellen Status gefiltert werden. Dieser Status muss aber nicht immer händisch gesetzt werden. So kann dank der Ereignisbehandlung festgelegt werden, dass sich der Status automatisch ändert, wenn ein Kundenexemplar eines bestimmten Dokuments gedruckt wurde. Bei einem Angebot etwa wechselt der Status zu „Angebot erstellt“, bei einer Auftragsbestätigung zu „Auftrag erteilt“ und bei einer Rechnung zu „Erledigt“. Beim Ausdruck der Auftragsbestätigung könnte zusätzlich noch ein Bericht verarbeitet werden, der die eingeplanten Zeiten zu den aufgeführten Positionen auflistet. Ebenfalls praktisch wäre ein Deckblatt für die Projektmappe. Das alles passiert automatisiert, so dass im Drucker neben der Auftragsbestätigung auch der Bericht und das Deckblatt liegen.
Aber damit nicht genug: Weitere Events können erstellt werden, die bei der Änderung des Projektstatus ausgelöst werden. Zum Beispiel kann ein Projekt direkt allen mobilen Geräten zugeordnet werden, sobald ein Auftrag erteilt wird. Auf der anderen Seite wird das Projekt allen Mobilgeräten sofort entzogen, wenn der Status auf „Erledigt“ wechselt. So wird unter anderem verhindert, dass ein Mitarbeiter aus Versehen seine Arbeitszeiten weiter auf das Projekt bucht.
Beispiel: Formular für Neukunden
Äußerst effizient ist auch das Zusammenspiel der Ereignisbehandlung mit den mobilen Formularen. Diese Formulare können in der WinWorker Software selbst erstellt und über die mobile WinWorker App ausgefüllt werden. Wenn von unterwegs aus beispielsweise die Kontaktdaten eines Neukunden in ein Formular eingegeben und ans Büro gesendet wurden, können mehrere Dinge automatisch in Gang gesetzt werden: ohne weiteres Zutun durch einen Mitarbeiter wird ein Eintrag in der Adressverwaltung vorgenommen, bei dem alle ausgefüllten Felder des mobilen Formulars in den stationären WinWorker übernommen werden. Zusätzlich kann eine Aufgabe für das Büro erstellt werden, um den Adresseintrag zu überprüfen und mit weiteren Daten, beispielsweise durch eine Internetrecherche, zu vervollständigen. Falls in dem Formular außerdem die Option „Termin erstellen“ aktiviert wurde, wird im WinWorker-Kalender direkt ein Termin für eine zuvor gewählte Dauer eingestellt, damit Sie beim Gespräch mit dem Neukunden nicht von Ihren Mitarbeitern gestört werden.
Individuelle abgestimmte Prozesse
Für jeden Betrieb können die Events der WinWorker Ereignisbehandlung nützlich sein, wie allein die obigen Beispiele zeigen. Sie können problemlos jedes Ereignis individuell auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens einstellen, um das optimale Ergebnis zu erzielen. Denn jeder Unternehmer setzt andere Schwerpunkte und möchte mal mehr, mal weniger Informationen erhalten. Und mit der Ereignisbehandlung können Sie den Informationsfluss ganz gezielt steuern. Mit der Ereignisbehandlung stehen Ihnen quasi unbegrenzte Möglichkeiten zur Verfügung, Arbeitsabläufe zu verbessern, Aufgaben zu delegieren und die Übersicht über alle wichtigen Vorkommnisse zu behalten.
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